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三連休、休日に出勤されたA様に合わせて時間を調整し、事務所の紙片づけをオンラインで一緒に行いました。
実はA様、ご親族が経営されている会社の事務仕事をたった一人で担い、気づけば業務は集中。
誰も助けてくれる人はおらず、深夜まで仕事を続ける日々が続き、心身ともに疲弊されていました。
「平日は目の前の仕事をこなすだけで精一杯で……。休みの日じゃないと、片づけに向き合う時間が取れないんです。」
そうお話しされる姿から、責任を背負いながら懸命に日々を回してこられたことが伝わってきました。
このままだと身体を壊しちゃうから、今ここで流れを変えよう。
そう思い、急遽オンラインで書類の片づけを行うことになったのです。
さっそく、溜まりに溜まった数年分の書類を確認しながら、
- 即捨てる紙
- データ化して手放す紙
- 紙のまま保存する紙
この3つに仕分けていきました。
そして、これまでデータ化してどのように保存しているのか、パソコン画面を見せていただいたときに、私の中に一つの疑問が。
「フォルダを細かく分けすぎている！」
もしかして……。
なんと、A様は「データ化した書類を検索する方法」を知らなかった、ということでした。
スキャンはしている。データもきちんと保存している。
けれど、必要なときに探し出せない。
だから結局、「また使うかもしれないから紙も置いておこう」となり、書類が減らなかったんです。
データ化はゴールではなくスタートなんですよね。
「必要なときにすぐ見つかる」状態まで整って、はじめて紙は安心して手放せます。
そこで、A様にPDFを1枚開いてもらったところ、OCR機能を設定せずにスキャンしていたことが判明しました。
A様がお使いの複合機は、OCR検索（文字認識）ができる高性能なスキャナだったのに、その設定がオフになっていたのです。
そのためA様は、あとで検索できるようにと、大量の書類一枚一枚に手動で詳細なファイル名をつけておられました。
それでは時間がいくらあっても足りません。
OCR機能を使ってスキャンしていれば、書類管理は細かくフォルダ分けをしなくても例えば会社名や、注文書など文字検索で探し出すことができます。
極端に言えば、フォルダは1つでも問題ありません。
なぜなら今の時代は、場所で探す時代ではなく、「本文の文字検索で見つける時代」だからです。
昔は、どのフォルダに入れたかを覚える必要がありました。
だから分類が重要でしたが、今は違います。
覚えるのは場所ではなく、PDFはOCR機能で「書いてある言葉」で探せるんです。
紙片づけをすれば、9割の紙を捨てることができますが、
ただし、紙を減らすことが目的ではないんですよね。
必要なときに5秒で、必要な紙を取り出せる仕組みをつくることが目的なんです。
これは、紙でも、デジタルでも、暮らしでも同じこと。
もし今、
「データ化しているのに書類が減らない」
「探し物ばかりしている」
そんな感覚があるなら、問題は紙の量ではなく、仕組みかもしれません。
片づけの向こう側には、探さなくていい安心がありますよ。
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